ما هي العملية الإدارية

نشرح ما هي العملية الإدارية لمنظمة أو شركة وأهميتها. أيضا ، ما هي مراحلها الأربع.

من خلال العملية الإدارية يمكن للشركة تحقيق أهدافها.

ما هي العملية الإدارية ؟

العملية الإدارية هي مجموعة من الوظائف الإدارية داخل المنظمة أو الشركة التي تسعى لتحقيق الاستفادة القصوى  من القائمة الموارد بطريقة صحيحة وسريعة وفعالة.

تتكون العملية الإدارية من أربع مراحل أولية : التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة. من خلالهم، وأعضاء من شركة تسعى لتحقيق المقترحة الأهداف أو الأهداف .

أصل العملية الإدارية

تم تفصيل العملية الإدارية من قبل المهندس الفرنسي هنري فايول ، الذي وصف مراحلها وخصائصها في عمله: “الإدارة العامة والصناعية” (1916).

اعتمد فايول على خبرته داخل شركة الحديد والفحم الفرنسية ، Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (هناك شغل مناصب فنية وإدارية من 1888 إلى 1918) ؛ وفي دراساته في مجال الإدارة . بالنسبة لفيول ، فإن العامل البشري هو القطعة الأساسية في تشغيل الشركات وتحقيق الأهداف والغايات.

في “الإدارة الصناعية والعامة” أسس الوظائف الست لكل شركة صناعية (فنية ، إدارية ، محاسبية ، تجارية ، مالية ، أمنية) وحدد الوظائف الإدارية على أنها تلك المسؤولة عن تنسيق ومزامنة الوظائف الخمس الأخرى. ضمن الوظائف الإدارية ، طور أربع مراحل لعملية إدارية فعالة وصحيحة .

بالإضافة إلى ذلك ، وصف أربعة عشر مبدأًا ليتم تطبيقها داخل الشركات: التسلسل الهرمي للقيادة ، والنظام ، والانضباط ، والإنصاف ، وتقسيم العمل ، والأجر العادل ، والعمل الجماعي ، والمبادرة ، واستقرار الموظفين ، ووحدة التوجيه ، والمركزية ، وإخضاع المصلحة الخاصة للسلطة العامة. و المسؤولية وحدة القيادة.

يخدم عمله كأساس للعديد من المنظمات والشركات ويركز على ثلاثة جوانب أساسية: تطبيق العملية الإدارية والمبادئ الفنية وتقسيم العمل.

أهمية العملية الإدارية

يجب أن يعرف كل عضو من أعضاء المنظمة دوره في العملية.

تعمل العملية الإدارية كدليل بسيط وصارم تحاول من خلاله شركة أو منظمة تحقيق الأهداف المقترحة بأكثر الطرق كفاءة .

يتيح تطبيق هذه العملية الإدارية الاستفادة من القوى العاملة والموارد الفنية والمادية التي تمتلكها الشركة . تسمح العملية الإدارية بالتحكم في الموارد بطريقة منظمة والتخلص منها بكفاءة.

يمكن تطبيق هذه العملية في أي نوع من الشركات ويجب أن يعرف كل عضو من أعضاء المنظمة دوره في العملية. عادة ما يكون تخطيط وتنظيم العمليات الإدارية من واجب المناصب الهرمية التي تكون وظائفها أقل تقنية وأكثر إدارية.

خصائص العملية الإدارية

• يتم استخدامه في الشركات والمؤسسات من أجل الإدارة الصحيحة واستخدام الموارد .
• إنه يعمل على تنظيم الإجراءات وتحقيق الأهداف والغايات .
• يجب أن يتماشى مع أهداف الشركة والمقصود أنه يمكن تطبيقه بشكل فعال وبسيط .
• مراحلها مترابطة ويمكن تقسيمها إلى: ميكانيكي (يتكون من التخطيط والتنظيم) وديناميكي (يتكون من التوجيه والتحكم).
• تتكرر دورة مراحلها لكل هدف مقترح. إنها مراحل دورية ومتكررة .
• يجب أن تكون معروفة لجميع أعضاء الشركة.
• يمكن تطبيقه في أي نوع أو حجم شركة .
• يجب أن تنظمها القيادة الإدارية للمنظمة.

مراحل العملية الإدارية

1. التخطيط

التخطيط هو المرحلة الأولى التي يجب على الهيئة الإدارية للشركة تنفيذها. هذا هو المكان  الذي سيتم فيه توقع الأهداف والغايات التي يجب أن تحققها الشركة والطرق التي يتعين تنفيذها.

يجب أن تكون العلاقة بين طاقم العمل والموظفين الإداريين مكملة للتشغيل الصحيح للشركة وتحقيق أهدافها.

في التخطيط ، يجب وضع خطة تحتوي على الأنشطة المستقبلية المختلفة التي سيتم تنفيذها ويجب تنفيذ الخطة المذكورة ضمن الإطار الزمني المحدد.

أنشطة التخطيط

• حدد مسبقًا الأهداف والغايات التي تريد تحقيقها خلال فترة زمنية معينة.
• يتنبا.
• وضع استراتيجية مع الأساليب والتقنيات المقابلة لتنفيذها.
• اتخذ إجراءات ضد المشاكل المستقبلية.

2. التنظيم

بعد التخطيط للأهداف والأنشطة المستقبلية التي سيتم تنفيذها لتحقيق الأهداف المقترحة ، فإن الخطوة التالية هي توزيع كل نشاط بين مجموعات العمل المختلفة التي تشكل الشركة.

وهذا يعتمد على و المادية والفكرية المواهب من كل عامل والموارد أن الشركة لديها. الغرض من المنظمة هو تحديد هدف لكل مجال من مجالات الشركة بحيث يمكن تلبيته بالحد الأدنى من النفقات وبأقصى درجة من الرضا في كل موظف.

الأنشطة التنظيمية

• قم بإجراء تحديد مفصل للعمال المناسبين للوظيفة المناسبة.
• قسم كل مهمة إلى وحدات تشغيلية.
• حدد جهة إدارية لكل قطاع.
• توفير مواد وموارد مفيدة لكل قطاع.

3. التنفيذ

من أجل التنفيذ ، من الضروري وجود رقم مدير قادر على توجيه واتخاذ القرارات وتوجيه ومساعدة قطاعات العمل المختلفة. يسعى التنفيذ إلى اتخاذ الخطوة الأولى في الأنشطة المخصصة لمجموعات العمل بحيث تستمر في تنفيذ تلك الأنشطة بشكل دوري وفعال.

تخضع كل مجموعة عمل لقواعد وتدابير تعمل على تحسين عملها.

أنشطة التنفيذ

• قدم شخصية محفزة للموظفين.
• مكافأة كل موظف بالراتب المقابل.
• كن منتبها لاحتياجات كل عامل.
• الحفاظ على اتصال مستقر بين جميع القطاعات.

4. التحكم

وظيفة التحكم لها دور  ضمان أن الشركة على طريق النجاح . على الرغم من أنه يمكن تنفيذ كل وظيفة حرفياً ، فإن هذا لن يضمن أن الكيان يميل نحو مسار اقتصادي إيجابي.

الرقابة مهمة إدارية يجب ممارستها بمهنية وشفافية. تعمل السيطرة على الأنشطة التي تتم في الشركة على تحليل نقاطها المرتفعة والمنخفضة .

بعد الحصول على النتائج المقابلة ، يمكن تحليل التعديلات المختلفة التي يجب إجراؤها لتصحيح تلك النقاط المنخفضة.

أنشطة مكافحة

• قارن النتائج التي تم الحصول عليها مع الخطط الموضوعة مسبقًا.
• تقييم وتحليل النتائج التي تم الحصول عليها.
• بدء الإجراءات التصحيحية المقابلة.